SIFA verhuist naar het Gemeente Archief per 01-09-2009

Het SIFA, Stichting Indisch Familie Archief, moet per 1 september 2009 verhuizen van de Stadhouderslaan in Den Haag naar het Gemeente Archief. Een aantal vrijwilligers heeft aangegeven hier niet mee eens te zijn omdat ze bang zijn dat dan daar de Indische cultuur zal verdwijnen. Ze vragen dringend om hulp.. :


Vrijwilligers SIFA tegen verhuizing.

SIFA (Stichting Indisch Familie Archief) - Opgericht 1972 door dhr. Visker.
Als de verhuizing door gaat naar het Gemeente Archief, verdwijnt het Indische karakter.
De vrijwilligers worden uit elkaar gehaald. Het scannen van foto’s en documenten gebeurt in een aparte kamer, met andere scanners. Stukken opvragen uit het archief voor bezoekers moet van tevoren worden aangevraagd. De ruimte bij het Gemeente Archief is voor SIFA, 2 dagen beschikbaar. De vrijwilligers geven aan dat het Indische gevoel de saamhorigheid, voor hun zelf, voor hun donateurs en bezoekers zal verdwijnen. Als men nu als bezoeker of als vrijwilliger op de Stadhouderslaan 2 in Den Haag komt, is het er knus en gezellig. De Indische cultuur is daar aanwezig. Aan de muren hangen schilderijen van plaatsen uit voormalig Nederlands-Indië, bepaalde voorwerpen die ons geschonken zijn door mensen. De geur van Indisch eten is aanwezig, en niet te vergeten de spekkoek.

Buiten voornoemde redenen van de vrijwilligers is er een ander aspect wat het niet verhuizen naar de G.A. rechtvaardigt.
Er is sinds 2004 een subsidie van de Stichting het Gebaar een bedrag van € 118.000,- verleend om de archieven te digitaliseren. Na de toekenning werd ICT materiaal gekocht waaronder hardware en software die het mogelijk maakt om het gescand materiaal via het internet aan de donateurs toegankelijk te maken. Na meer dan 2 jaar een groot gedeelte van het Archief te hebben gescand en de Sifa-website met het het “scanfile-programma” toegankelijk te hebben gemaakt zijn er thans meer dan 120 accounthouders á € 40,- per jaar.
Dit kan na de verhuizing dan ook niet meer. Ook zal al het apparatuur bij SIFA niet mee gaan naar het G.A. Dus is dit een kapitaal vernietiging van apparatuur.


Lees een verslag van het onderhoud dat we hadden met het G.A.

Bij een bezoek aan de GA op 24 april 2009, werd één en ander naar voren gebracht, zoals:

• a. Uit hoeveel aparte ruimten kunnen wij beschikken?
  Er wordt ons geen aparte ruimte aangeboden, er moet gebruik worden gemaakt van bestaande ruimten. Een ruimte om te scannen, 8 scanplaatsen en een ruimte met laptops voor het invoeren van data.
  
• b. Indien er meer dan 1 ruimte is moeten we de andere ruimte met uw personeel delen en op welke dagen?
  Zie bovenstaand antwoord, er zijn geen aparte ruimten die we als SIFA kunnen gebruiken, er zijn dagen dat we er alleen zijn maar ook met anderen moeten delen. Deze anderen kunnen zowel G.A. mensen zijn maar ook andere stichtingen/organisaties. Kort gezegd, geen enkele mogelijkheid deze ruimten “SIFA-eigen” te maken.
  
• c. Is er voldoende plaats voor minimaal 15 werkplekken? Dit is een belangrijke voorwaarde!
  De plekken die beschikbaar zijn is al beantwoord in de vorige vragen, dus geen “eigen werkplekken”
  
• d. Kunnen we beschikken over het gebruik van uw Bureaus en boekenkast per werkplek?
  Het antwoord is nee, wel wilde men ons tegemoet komen door het plaatsen van een extra kast, maar geen opbergkasten opbergrekken voor nieuw materiaal etc.
  
• e. Hoeveel ruimte mogen we gebruiken in uw archiefruimte en is dit voor ons makkelijk te bereiken cq. Toegang tot die ruimte?
  Er kan genoeg ruimte voor ons worden gereserveerd, toegang tot die ruimten is voorbehouden aan het G.A. personeel, men wil wel zien of een SIFA- medewerker een toegangscode krijgt om deze ruimten te betreden.
  
• f. Hoe is het geregeld met de toegang van onze vrijwilligers c.q. bestuurders tot uw gebouw of bepaalde ruimten zoals het Archief?
  De vrijwilligers krijgen een geautoriseerde toegang (kaart).
  De Bezoekers melden zich beneden aan de Balie en worden in een aparte ruimte door 1 of 2 Sifa- medewerkers (secretarie/?) ontvangen. Zij hebben de beschikking over een terminal waar eventueel onze data op staat. Indien er stukken zoals akten, dossiers of dergelijke nodig zijn dan moet dit uit het Archief worden gehaald. Hoe dat precies moet gaan is afhankelijk hoe de data is opgeslagen.(zie vraag g.)
  
• g. Waar komen alle ICT -aansluitingen in de muur vandaan, Is er dan nog plaats voor onze server en kunnen we onze SwICTh met aansluitingen plaatsen?
  De ruimten bestaan reeds en zijn door het apparatuur van de G.A. in gebruik, er is geen enkele plaats om eigen apparatuur(kostprijs € 118.000,-) Ook geen plaats voor onze “Server” , want dat staat de Gemeente DH niet toe, geen enkele andere netwerkverbinding is toegestaan.
  

Conclusie:

Er is dan ook geen enkele mogelijkheid om van onze Scanners/printers gebruik te maken!
Geen plaats voor onze “Server”!
Onze data op de server zal op hun datanet worden geplaatst!
(hoe bij te houden, en door wie, het is niet alleen gedigitaliseerd materiaal)
M.a.w. Als we daar willen zitten moeten we onze gehele infrastructuur wijzigen. We maken geen gebruik meer van onze apparatuur, onze reeds bestaande data wordt door hen in hun server verwerkt onder een aparte datastructuur, speciaal voor ons wordt dat toegankelijk gemaakt.
Nadeel is, geen gebruik van het programma “Scanfile”, dus geen mogelijkheid om de reeds bestaande donateurs (120 x € 40,- per jaar, dit aantal word maandelijks met zeker 5 verhoogd) met een digitaal account toegang te verlenen, immers de G.A. ICT-structuur staat dat niet toe. Onze website is op dat moment waardeloos, kosten € 15.000,- teniet gedaan en onze bron van gedeeltelijke inkomsten idem dito.


Feitelijk biedt het GA primair archiefopslag aan voor het analoge (papieren) materiaal en het digitale materiaal (op de eigen servers van het GA). Het biedt geen huisvestingsmogelijkheden voor de SIFA organisatie (Secretariaat, Studiezaal enz.) aan, eventueel kan gebruik worden gemaakt in de daarvoor reeds bestaande ruimten, die ook voor derden is bedoeld.

Het GA biedt uit veiligheidsoverwegingen geen mogelijkheden gebruik te (mogen) maken van het GA LAN (local area network) voor de basisinfrastructuur (computers, scanners, printers, server, netwerk etc. ) van de SIFA. Tevens bestaat er voor wat betreft ruimte geen mogelijkheid de basisinfrastructuur inclusief het netwerk mee te nemen.
Het enige struikelblok dan was alleen het lijntje naar buiten voor de web- server “Scanfile” een beheer op afstand van de server en Scanfile.


Gebruik maken van hun digitalisering- applicaties brengt het volgende met zich mee:

SIFA valt onder het technische en activistisch regime van de GA !
Er dient een licentieovereenkomst te worden aan gegaan!
Vernietiging van investeringen! Wat te doen met de reeds in gebruik zijne ICT materiaal (€ 118.000,-)
De doelstelling is niet meer overeenkomstig met de verkregen subsidie .
Kortom acquisitie kan op vele manieren bewust of onbewust gepleegd worden, het is een kwestie van tijd.

Dit zijn de hoofdredenen waarom we het mooie aanbod van de G.A moeten afslaan.

Het was heel erg aardig om ons te willen helpen!
Men was tot veel bereid om ons van alle gemakken te voorzien en men begreep ook best dat de SIFA heel anders moet werken en of dat wel haalbaar is wist men ook niet.

Ook bood men aan om met de gehele SIFA in de “Tramtunnel” te zitten, deze ruimten wordt al gebruikt voor vergaderingen etc. door het G.A.
Het ligt ondergronds en nog niet door ons bezocht, kan er geen woord van zeggen. Dhr. Schenk gaf aan dat ook hier v.w.b. de toegang er iets geregeld dient te worden, o.a. dat er een G.A. medewerker er altijd moet zijn zolang wij die ruimten gebruiken! Hoe/wat?
Let wel dat langdurig werken in een ondergrondse ruimten gezondheidsklachten kan veroorzaken.
“Hoe is de toegankelijkheid voor de vrijwilligers (oudjes) en vaak oudere bezoekers?” , is dan de volgende vraag.

Alles op een rijtje gezet heeft dit mooie aanbod van het G.A. geen kans van slagen willen we onze identiteit niet verliezen.
In de Indische samenleving in Nederland hebben we al een goede reputatie verworven.
Door bij het G.A. te zitten worden we in hun structuur geïntegreerd en kan nooit meer sprake zijn van een “eigen” karakter.

Een unieke genealogische verzameling van de Sifa is tot stand gekomen door de inzet van tientalle vrijwilligers SIFA. Die de collectie in stand houden, maar ook uitbreiden. In het archief werken alleen vrijwilligers en doen dit werk met veel gevoel en liefde. Het is een archief dat niet door de overheid wordt gesubsidieerd maar afhankelijk is van donaties en toewijding van vrijwilligers.
Sifa is een stichting die het verzamelen en registreren van genealogische gegevens, biografieën, documenten, foto’s, iconen, familie wapens, gebeurtenissen en anekdotes van Indische families archiveerd, en alles wat met de Indische cultuur te maken heeft. Financieel houdt de Sifa haar hoofd boven water, dankzij haar donateurs.

De collecties van SIFA zijn:
Familiedossiers,
Familieboeken,
Dagboeken,
Boeken Burgerlijke Stand,
Bronnenpublicaties,
Adresboeken,
Familiedocumenten, Persoonsdocumenten,
Biografieën,
Grafschriften/Overlijdensberichten (Graffoto’s), Familiedrukwerken.
Stamboeken Militairen en Ambtenaren, (Index en kopieën Nationaal Archief)
Passagierslijsten,
Foto's, (Fotoalbums, Persoonsfoto’s, Foto’s diverse steden,
Tijdschriften/Algemene Artikelen,
Schrijvers/Prominenten
en Familiewapens.
Verder is er een bescheiden bibliotheek aanwezig.


Het is 5 voor 12 voor de SIFA

Want de huiseigenaar heeft in een schrijven duidelijk te kennen gegeven dat de SIFA per 1 augustus 2009 het pand dient te ontruimen!

Het is bijna zover, nog 2,5 maand, dus als er verhuisd moet worden, waarheen maakt nu niet uit dan dient er nu al te worden ingepakt. In ieder geval al acties ondernomen moet worden om het Archief in te pakken/archiveren/ etc.

De lankmoedige houding van het Bestuur houdt dit soort acties tegen, men is zich van de ernstige situatie niet bewust of wil dat bewust niet weten en richt zich op randzaken. Zoals het toch verkwanselen van het Archief aan de G.A.. Ook de sociale functie van het SIFA zal ophouden te bestaan. Verder zal het archief tenminste een half jaar niet toegankelijk zijn.
De vrijwilligers gaan gewoon met hun werk door en weten echt niet meer wat te doen, want immers, door dit Bestuur werd uitdrukkelijk verboden aan de vrijwilligers initiatieven te ondernemen te zoeken naar een andere locaties.
Die waren er en zijn er nog, of ze aan de eisen voldoen is een andere zaak maar komt tijd komt raad.
Er moet iets gedaan worden! Maar wat?

Wie kan ons helpen!!!!

Het Indisch Familie Archief gaat verhuizen. Vanaf 1 september 2009 wordt het archief gevestigd in het stadhuis van de gemeente Den Haag, Spuistraat 70, 2511 BT Den Haag. Deze maand heeft het bestuur daarover overeenstemming bereikt met drs. M.C. Schenk, de gemeentearchivaris van Den Haag. We zijn erg blij met de overeenkomst en met de nieuwe huisvesting. Naar onze vaste overtuiging is hierdoor het voortbestaan van het Indisch Familie Archief gewaarborgd en is het duurzaam beheer van de collecties die, mede dankzij u, in de afgelopen 37 jaar zijn opgebouwd, veiliggesteld.

Waarom verhuizen?
De noodzaak om te verhuizen werd steeds urgenter omdat de huidige locatie aan de Stadhouderslaan 2 in Den Haag niet langer voldoet aan de professionele eisen voor het duurzaam beheer van de collectie. Op de Stadhouderslaan 2 is er bovendien geen ruimte meer om het groeiende archief onder te brengen. De bezoekersruimte die is gevestigd een kleine achterkamer op de tweede verdieping, is bovendien moeilijk toegankelijk voor met name oudere bezoekers. Wat ook speelt is dat onze verhuurder ons de laatste jaren bij herhaling heeft verzocht uit te zien naar een andere locatie. Vanwege de groei van het archief en vanwege het ontbreken van een brandbeveiliging. Een voor het IFA betaalbare huisvesting in of rond Den Haag bleek niet voorhanden.

Wat verandert er? En wat niet?
Het Indisch Familie Archief zal op de nieuwe locatie gebruik maken van de studiezaal en het depot van het Haags gemeentearchief. Voor alle duidelijkheid: het Indisch Familie Archief blijft dus zelfstandig en is eigenaar van de collecties. Het Haags gemeentearchief biedt uitsluitend onderdak. De gemeentearchivaris van Den Haag heeft nadrukkelijk aangegeven dat hij het belangrijk vindt dat het IFA blijft bestaan en voor Den Haag behouden blijft. Om die reden heeft hij ons de helpende hand toegestoken. Het Indisch Familie Archief betaalt geen huur aan de gemeente voor het gebruik van het depot en de studiezaal van het gemeentearchief. Wij zijn de heer Schenk dankbaar voor het genereuze aanbod. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in een bestuurlijk convenant dat een looptijd heeft van vijf jaar met een optie op verlenging.

Toekomst
Het is geen geheim dat niet alle vrijwilligers van het IFA zich kunnen vinden in de aanstaande verhuizing. Sommigen vrezen dat het IFA op den duur zal worden opgeslokt door de gemeente, anderen denken dat de werkomgeving minder gezellig zal zijn. Het eerste is niet aan de orde, het tweede is, naar de mening van het bestuur, vooral afhankelijk van de vrijwilligers zelf. Daarom zijn we blij dat een meerderheid van de vrijwilligers heeft aangegeven gewoon met het archief te willen meeverhuizen. Het Indisch Familie Archief blijft gewoon doen wat we al 37 jaar doen: het verzamelen, ordenen, beheren en presenteren van informatie die inzicht geeft in de geschiedenis van Nederlands-Indische families. We hopen u vanaf 1 september op de nieuwe locatie te mogen ontvangen.
Tot slot maak ik u erop attent dat het IFA vanwege de verhuizing en de zomervakantie van 1 juli tot en met 31 augustus gesloten zal zijn voor bezoekers.

Ik verwacht u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet,
Namens het bestuur,
mr. I.W.R. Bernasco, voorzitter

Reportage Radio1 van 7 juli over het Indisch Familie Archief : volg deze link

Dank voor de link BV!